前回のコラムで「会費の徴収方法」についてみていきました。

大事な点としてキャンセル規定をしっかりと設けることをお伝えしましたが、

今回はその「キャンセル規定」ついて、より詳しくご紹介したいと思います。

 

申し込みはしたけど、急な仕事が入ってしまった、子供が体調を崩し外出が難しくなってしまった…など、様々なケースでキャンセルは発生してしまうものです。

幹事さんとしては「どのようにキャンセル規定を設けたらよいのだろう？」と頭を悩ます問題でもありますよね。

 

まず、会場となるホテルの「キャンセル規定・宴会規約」を確認しましょう。

各ホテルによってキャンセル料発生のタイミング、かかってくる料金など異なりますので

事前にしっかりと確認し、頭に入れておくことが大切です。

ホテルの担当者より、お見積書、会場レイアウト図、ホテルのパンフレットと一緒に「キャンセル規定・宴会規約」を手渡されますので、必ず確認しましょう。

 

・何日前までキャンセル可能か

・何日前からキャンセル料が発生してくるのか

 

また、どうしてもホテルのキャンセル料が発生してしまった後でキャンセル（当日のキャンセルも含め）の連絡がくる可能性もありますね。

その際いくら支払ってもらうのか、幹事さんでしっかり決めておきましょう。

 

大事なことは、ホテルのキャンセル規定があるということをお知らせした上で、キャンセル料をいただく旨を事前に案内することです。

キャンセル料発生のタイミングを考えて、その前日までにはキャンセルの連絡を入れてもらった方がよいことも明確にしておきましょう。

事前に連絡しておくことにより、参加者の方の納得感もありクレーム対策にもなります。

 

ご不明な点がありましたら、お気軽にお問合せください。

ホテル業界との20年以上の取引実績を活かして、幹事さんのお仕事をサポートさせていただきます。

 

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