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周年行事や記念祝賀会の企画・準備はお任せくださいANNIVERSARY EVENT

周年記念・式典をご検討中のご担当者様へAnniversary and Ceremony

通常業務を行ないながら、会場探し、企画、準備にご苦労されていませんか?
前任者からの引き継ぎもなく、事務局(幹事)を任された場合、一から全部行うことは、通常業務に支障がでるのではないか、と思います。
是非、一度ご相談ください。
弊社担当者が、貴社を訪問し、実際、どのような内容で周年行事を行ないたいのか、ヒアリングさせていただきます。
何から始めたらいいのか分からない、という状態でも、お話していく中で、ご希望ご意向が形になるよう、企画提案をさせていただきますので、ご安心ください。
ここでは、順を追って、準備に必要な事柄を整理したいと思います。

周年記念の企画段階で準備することprepare

  1. ■候補会場に宴会場の空きを問い合わせる【弊社・無料】
  2. ■複数会場を仮予約する(後日、正式予約する)【同上】
  3. ■複数会場に見積もりを依頼する。価格交渉【同上】
  4. ■ご案内(来賓用ご案内状の作成・筆耕・投函)【弊社・有料・以下同じ】
  5. ■参会予定者のお問い合わせ窓口になる(電話・メール・ファックス)
  6. ■決定会場と折衝する(会場レイアウト・導線・料理メニュー・進行方法・宿泊手配)
  7. ■花業者と折衝する(会場装花・卓上花)
  8. ■制作する(玄関看板・宴会場看板・しおり・写真パネル・映像)
  9. ■「台本」を作る(準備内容進捗一覧表・当日進行表・司会者用)
  10. ■企画、予算管理、全体調整

周年記念の開催日当日に必要なことthe party

  • ■受付【弊社・有料・以下同じ】
  • ■誘導
  • ■セレモニーの司会
  • ■進行(時間)の管理
  • ■映像の再生・音響照明の操作
  • ■写真撮影
  • ■ビデオ撮影
  • ■生演奏(奏者)へのQ出し
  • ■クイズなどの余興
  • ■返礼品
  • ■撤収・配送手配

周年記念の開催後にすることAfter the party

  • ■精算(会場・花業者・制作会社)【弊社・有料・以下同じ】
  • ■参会者リストの作成
  • ■写真アルバムの制作
  • ■映像の編集
  • ■お礼状の作成と発送

    主催者様にとって初めてのご経験ばかり・・・・・弊社はそのお手間・ご負担を軽減します!

貴社にご用意いただくものTo do

  • ■案内状送付先リスト(エクセルデータなど。手書きでもOKです)
  • ■社史、パネル、しおり制作の場合は、使用写真や掲載するデータなど
    データまたは、プリントアウトした写真を。スナップ写真でもOKです

周年記念式典にかかる費用についてcost

周年記念・式典・謝恩会の開催事例case

当日のスケジュール

15:00 映像テスト・音響照明リハーサル
16:00 余興パフォーマンスリハーサル
17:00 現役社員の集合(留意点確認、名札・腕章の配布)
17:30 受付開始・迎賓・食前酒の提供開始
18:00 開会・式典開式・代表取締役挨拶・祝辞
18:15 式典閉式・記念撮影
18:25 乾杯の発声・歓談(会食)
19:00 映像の再生・ショータイム・クイズタイム
20:20 中締めの挨拶
20:30 閉会
21:00 撤収完了

創立30周年記念祝賀会で弊社が準備代行したこと
  • ■会場手配・会場担当者との折衝
  • ■司会者手配・台本の作成
  • ■案内状の作成・発送・返信先となり出欠リスト作成
  • ■当日の受付担当、誘導担当へのレクチャー
  • ■レセプタントの手配
  • ■集合写真撮影・カメラマン手配・アルバム制作
  • ■余興(パフォーマー)手配・クイズ準備
  • ■看板製作
  • ■返礼品の手配 ほか

50周年記念謝恩会で弊社が準備代行したこと
  • ■会場手配・会場担当者との折衝
  • ■司会者手配・台本の作成
  • ■案内状の作成・発送・返信先となり出欠リスト作成
  • ■当日の受付、誘導担当
  • ■レセプタントの手配
  • ■集合写真撮影・カメラマン手配・アルバム制作
  • ■余興(パフォーマー)手配
  • ■パネル(思い出写真)制作
  • ■卓上花、祝い花、胸花(コサージュ)の手配
  • ■永年勤続者表彰用 記念品購入
  • ■開催後の集合写真とお礼状の作成・筆耕・投函
  • ■返礼品手配 ほか

創立10周年感謝祭で弊社が準備代行したこと

■会場手配・会場担当者との折衝
■司会者手配・台本の作成
■集合写真撮影・カメラマン手配・アルバム制作
■インタビュー撮影・ビデオカメラマン手配・DVD制作

創立20周年記念祝賀会で当社が準備代行したこと

■複数会場への見学同行
■会場手配・会場担当者との折衝
■スライド制作・取材、インタビュー、写真や動画の編集
(社内プロジェクトが直面した難問をどのように克服し、成功に至ったかのドキュメンタリー)

成長する企業の経営者が考える「周年行事の意義」10Important meaning

  1. 1.従業員の苦労に報いたい。感謝したい。慰労したい。
  2. 2.従業員と歓談し、経営層を身近に感じてもらう機会にしたい。
  3. 3.創立(設立)から現在までを振り返り、改めて、経営理念を共有したい。
  4. 4.お客様に満足してもらうための「思い」を、従業員に語りたい。
  5. 5.取引先への感謝の気持ちを、従業員に伝えたい。
  6. 6.現在から将来へのビジョンを話したい。
  7. 7.取引先を来賓に招き、感謝の気持ちを伝えたい。
  8. 8.取引先を招き、関係を強化する機会にしたい。
  9. 9.従業員の家族を招き、職場への理解を深めてもらいたい。
  10. 10.退職者も招き、会社の成長を喜んでもらいたい。
(当社の独自調査結果より)

周年記念式典について、よくあるご質問F&Q

質問1
希望のホテルに見積もりを依頼できますか?また、会場をオススメしてくれますか?

はい、可能でございます。ホテル業界と弊社グループは、20年超のお付き合いがございます。
従いまして、ほとんどのホテル(および、宴会専門会場)に、見積りを依頼できます。

質問2
会場との価格交渉もお願いできますか?

はい、可能でございます。複数ホテルのお見積額は、百万円単位で差異がございます。弊社は主催者(事務局)にその理由をご説明できます。
また、価格交渉もお引き受けします。

質問3
ホテルに直接ではなく、ファーストページに依頼をするメリットは何ですか?

主催者(事務局)がホテルに、直接、準備をご依頼する方法に比べ、弊社が介在する方法が、安価になるケースが数多くございます。その理由は、
①ホテルの見積書中、要不要を判断できるからです。
②日々、弊社は複数のホテルに見積りを依頼し送客しています。従って「ファーストページ料金」を適用して下さるからです。
また、主催者(事務局)のご要望の中で、ホテル側が「お引き受けできかねること」もございます。ホテルに代わって、弊社がその準備を担います。主催者(事務局)は、大部分の方がその準備は初めてのご経験です。弊社はそのお手間・ご負担を、極力、省きます、あるいは、軽減します。

質問4
準備段階での悩みや相談に対応してくれますか?

はい、もちろんご対応致します。主催者(事務局)のお問い合わせに対して、原則、一時間以内にご回答します。非日常の業務のもと、クイックレスポンスで、ストレスを溜めさせません。
また、主催者(事務局)からのご依頼に対してまして、何事も常に「三択のご提案」を行ないます。

質問・その他
・複数のホテルからの見積り金額が随分違うので、判断がつかず、相談に乗ってくれますか?
・事務局としては、どんな準備が必要になるか教えてくれますか?
・予算を立てる上で、概算の費用を考えてもらえないですか?
・出席者(参加者)からの電話やメールに対応できますか?
・パーティーの申込者の集計を委託できませんか?
・案内状の筆耕をお願いしたいのですが、お願いできますか?
・司会進行や音響は依頼できますか?
・当日、会場で再生する、スライドや動画は制作できますか?

はい、すべて可能でございます。

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