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通常業務を行ないながら、会場探し、イベント企画、準備にご苦労されていませんか？
前任者からの引き継ぎもなく、事務局（幹事）を任された場合、一から全部行うことは、通常業務に支障がでるのではないか、と思います。
是非、一度ご相談ください。
弊社担当者が、貴社を訪問し、実際、どのような内容で周年行事を行ないたいのか、ヒアリングさせていただきます。
何から始めたらいいのか分からない、という状態でも、お話していく中で、ご希望ご意向が形になるよう、企画提案をさせていただきますので、ご安心ください。
ここでは、順を追って、イベントの準備に必要な事柄を整理したいと思います。

1. ■候補会場に宴会場の空きを問い合わせる【弊社・無料】
2. ■複数会場を仮予約する（後日、正式予約する）【同上】
3. ■複数会場に見積もりを依頼する。価格交渉【同上】
4. ■ご案内（来賓用ご案内状の作成・筆耕・投函）【弊社・有料・以下同じ】
5. ■参会予定者のお問い合わせ窓口になる（電話・メール・ファックス）
6. ■決定会場と折衝する（会場レイアウト・導線・料理メニュー・進行方法・宿泊手配）
7. ■花業者と折衝する（会場装花・卓上花）
8. ■制作する（玄関看板・宴会場看板・しおり・写真パネル・映像）
9. ■「台本」を作る（準備内容進捗一覧表・当日進行表・司会者用）
10. ■イベント企画、予算管理、全体調整

• ■受付【弊社・有料・以下同じ】
• ■誘導
• ■セレモニーの司会
• ■進行（時間）の管理
• ■映像の再生・音響照明の操作
• ■写真撮影
• ■ビデオ撮影
• ■生演奏（奏者）へのQ出し
• ■クイズなどの余興
• ■返礼品
• ■撤収・配送手配

• ■精算（会場・花業者・制作会社）【弊社・有料・以下同じ】
• ■参会者リストの作成
• ■写真アルバムの制作
• ■映像の編集
• ■お礼状の作成と発送

• ■案内状送付先リスト（エクセルデータなど。手書きでもOKです）
• ■社史、パネル、しおり制作の場合は、使用写真や掲載するデータなど
  （データまたは、プリントアウトした写真を。スナップ写真でもOKです）

15：00　映像テスト・音響照明リハーサル
16：00　余興パフォーマンスリハーサル
17：00　現役社員の集合（留意点確認、名札・腕章の配布）
17：30　受付開始・迎賓・食前酒の提供開始
18：00　開会・式典開式・代表取締役挨拶・祝辞
18：15　式典閉式・記念撮影
18：25　乾杯の発声・歓談（会食）
19：00　映像の再生・ショータイム・クイズタイム
20：20　中締めの挨拶
20：30　閉会
21：00　撤収完了

• ■会場手配・会場担当者との折衝
• ■司会者手配・台本の作成
• ■案内状の作成・発送・返信先となり出欠リスト作成
• ■当日の受付担当、誘導担当へのレクチャー
• ■レセプタントの手配
• ■集合写真撮影・カメラマン手配・アルバム制作
• ■余興（パフォーマー）手配・クイズ準備
• ■看板製作
• ■返礼品の手配　ほか

• ■会場手配・会場担当者との折衝
• ■司会者手配・台本の作成
• ■案内状の作成・発送・返信先となり出欠リスト作成
• ■当日の受付、誘導担当
• ■レセプタントの手配
• ■集合写真撮影・カメラマン手配・アルバム制作
• ■余興（パフォーマー）手配
• ■パネル（思い出写真）制作
• ■卓上花、祝い花、胸花（コサージュ）の手配
• ■永年勤続者表彰用　記念品購入
• ■開催後の集合写真とお礼状の作成・筆耕・投函
• ■返礼品手配　ほか

■会場手配・会場担当者との折衝
■司会者手配・台本の作成
■集合写真撮影・カメラマン手配・アルバム制作
■インタビュー撮影・ビデオカメラマン手配・DVD制作

■複数会場への見学同行
■会場手配・会場担当者との折衝
■スライド制作・取材、インタビュー、写真や動画の編集
（社内プロジェクトが直面した難問をどのように克服し、
　成功に至ったかのドキュメンタリー）

1. 1.従業員の苦労に報いたい。感謝したい。慰労したい。

2. 2.従業員と歓談し、経営層を身近に感じてもらう機会にしたい。

3. 3.創立（設立）から現在までを振り返り、改めて、経営理念を共有したい。

4. 4.お客様に満足してもらうための「思い」を、従業員に語りたい。

5. 5.取引先への感謝の気持ちを、従業員に伝えたい。

6. 6.現在から将来へのビジョンを話したい。

7. 7.取引先を来賓に招き、感謝の気持ちを伝えたい。

8. 8.取引先を招き、関係を強化する機会にしたい。

9. 9.従業員の家族を招き、職場への理解を深めてもらいたい。

10. 10.退職者も招き、会社の成長を喜んでもらいたい。

（当社の独自調査結果より）

質問1

希望のホテルに見積もりを依頼できますか？また、会場をオススメしてくれますか？

はい、可能でございます。ホテル業界と弊社グループは、20年超のお付き合いがございます。
従いまして、ほとんどのホテル（および、宴会専門会場）に、見積りを依頼できます。

質問2

会場との価格交渉もお願いできますか？

はい、可能でございます。複数ホテルのお見積額は、百万円単位で差異がございます。弊社は主催者（事務局）にその理由をご説明できます。
また、価格交渉もお引き受けします。

質問3

ホテルに直接ではなく、ファーストページに依頼をするメリットは何ですか？

主催者（事務局）がホテルに、直接、準備をご依頼する方法に比べ、弊社が介在する方法が、安価になるケースが数多くございます。その理由は、
①ホテルの見積書中、要不要を判断できるからです。
②日々、弊社は複数のホテルに見積りを依頼し送客しています。従って「ファーストページ料金」を適用して下さるからです。
また、主催者（事務局）のご要望の中で、ホテル側が「お引き受けできかねること」もございます。ホテルに代わって、弊社がその準備を担います。主催者（事務局）は、大部分の方がその準備は初めてのご経験です。弊社はそのお手間・ご負担を、極力、省きます、あるいは、軽減します。

質問4

準備段階での悩みや相談に対応してくれますか？

はい、もちろんご対応致します。主催者（事務局）のお問い合わせに対して、原則、一時間以内にご回答します。
非日常の業務のもと、クイックレスポンスで、ストレスを溜めさせません。
また、主催者（事務局）からのご依頼に対してまして、何事も常に「三択のご提案」を行ないます。

質問・その他

・複数のホテルからの見積り金額が随分違うので、判断がつかず、相談に乗ってくれますか？
・事務局としては、どんな準備が必要になるか教えてくれますか？
・予算を立てる上で、概算の費用を考えてもらえないですか？
・出席者（参加者）からの電話やメールに対応できますか？
・パーティーの申込者の集計を委託できませんか？
・案内状の筆耕をお願いしたいのですが、お願いできますか？
・司会進行や音響は依頼できますか？
・当日、会場で再生する、スライドや動画は制作できますか？

はい、すべて可能でございます。